Bienvenue sur le site de l'association "Autour de l'art"
Située à l'École Supérieure d'Art Pays Basque, notre association organise des conférences et des voyages sur l'art contemporain et l'histoire de l'art.

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Accueil La vie de l’association Textes fondateurs

L’organisation et les règles des voyages organisés par l’association
Règlement intérieur des Voyages

L’association Autour de l’art a pour objet de favoriser, développer et promouvoir la connaissance de l’art contemporain et la découverte du patrimoine artistique et culturel.
L’un des moyens mis en œuvre pour réaliser cet objectif est l’organisation de voyages à but culturel, artistique et pédagogique.

Nous organisons 3 types de voyages :

  • Des visites-découvertes d’une journée, généralement en bus, permettant de découvrir un musée, une exposition, un site ou un événement régional.
  • Des voyages d’étude de 3 ou 4 jours dans une grande ville européenne à l’occasion d’un événement majeur de l’art contemporain et comprenant aussi la visite des sites et musées de cette ville.
  • Et, chaque année, un voyage du cycle l’histoire de l’art in situ pour découvrir l’histoire de l’art d’une période dans un lieu particulièrement représentatif de l’activité artistique de cette époque. Ce type de voyage est toujours préparé par des conférences faites par le guide-conférencier qui accompagnera le voyage.

  Les voyages proposés par l’association ne sont pas des "voyages organisés" tels que les proposent les agence de voyages. L’accent est mis sur le coté culturel artistique et éducatif : les visites guidées des musées et expositions se font avec l’association et leur prix est inclus dans celui du voyage. Cependant la plus grande liberté vous est laissée pour la restauration et les activités touristiques.
 Quand les repas de midi et du soir ne sont pas prévus dans le descriptif du voyage, vous devez vous organiser seul ou par groupe d’affinité pour les assurer. Un plan de la ville et une liste de quelques restaurants vous sont fournis.
 En plus de l’hébergement et des transports l’association prend en charge les visites guidées des musées prévues dans le descriptif et dont le programme est affiché chaque jour à l’hôtel. Ces programmes laissent du temps libre pour d’autres visites, culturelles, artistiques ou touristiques.
 Quand le voyage n’est pas effectué en car, vous vous rendez à l’heure aux points de rendez-vous dans les musées. Quand les déplacements ne peuvent se faire à pied nous vous remettrons un "pass" permettant d’utiliser gratuitement les transports en commun pendant la durée du séjour.
 L’hébergement est précisé dans le descriptif, sur la base d’un prix en chambre double. La possibilité de chambre individuelle est possible mais exceptionnelle.
 Toutes les informations concernant le déroulement du voyage sont indiquées sur le site de l’association. Aucune autre information ne sera donnée par téléphone.

Inscriptions
 Seuls les adhérents à jour de leur cotisation peuvent s’inscrire aux voyages. Les parents, conjoints, enfants etc. de membres peuvent aussi s’inscrire... à condition de devenir membres de l’association et d’acquitter leur cotisation. Les enfants de moins de 12 ans ne peuvent pas voyager avec nous, les mineurs de plus de 12 ans voyagent sous la responsabilité de leurs parents. Le fait d’être membre d’une association elle-même membre de notre association ne permet pas de s’inscrire à un voyage : l’adhésion doit être individuelle.
 Les bulletins d’inscription sont joints aux descriptifs envoyés chaque trimestre aux adhérents. On peut aussi les trouver sur le site voyart.org sous forme d’un lien cliquable dans chaque descriptif de voyage. Il faut remplir ce bulletin et le signer pour attester que vous avez pris connaissance du Règlement Intérieur des Voyages (ce document).
Pour le premier voyage, vous devrez joindre à votre bulletin une attestation d’assurance responsabilité civile chef de famille.

Paiement
Pour être inscrit à un voyage, vous devez joindre à votre bulletin un chèque du montant demandé. Aucune inscription ou réservation sous quelque forme que ce soit ne pourra être faite sans un chèque.
Si vous réglez en même temps des cotisations et des voyages, merci de faire des chèques séparés : un pour les cotisations et un pour chaque voyage.
Un supplément de prix peut être demandé après l’inscription dans le cas exceptionnel ou l’un de nos prestataires augmente lui même ses tarifs : Coût additionnel du à l’augmentation du prix de carburants pour le transport aérien par exemple.
Pour certains voyages il est prévu la possibilité d’un paiement fractionné : Vous nous remettez 2 chèques, l’un est débité quand votre inscription est confirmée, l’autre à une date ultérieure précisée sur le bulletin d’inscription.
Tous les inscrits reçoivent une confirmation d’inscription téléphonique ou par courriel et leur chèque est encaissé. Quand un voyage est complet, vous êtes mis sur liste d’attente et vous en êtes prévenus.

Assurance annulation
L’association n’étant pas une agence de voyage pratiquant un barème fixe pour les remboursements en cas d’annulation, vous ne trouverez pas d’assureur pouvant vous proposer une assurance annulation.
Il n’y a que deux cas ou l’association souscrit en votre nom une assurance annulation :
- Quand le voyage se fait en avion, le prix du vol est assuré
- Quand le voyage est sous traité à une agence de voyage, la totalité du voyage est assurée.
L’existence de l’assurance annulation est alors mentionnée dans le descriptif et son coût inclus dans le prix du voyage.
Attention, l’assurance annulation ne couvre que des causes bien précises d’annulation, à titre indicatif :

  • Décès, maladie grave ou accident de l’assuré ou de l’un de ces proches,
  • Dommages matériels importants au domicile de l’assuré,
  • Obtention d’un emploi ou d’un stage pendant le voyage pour un chômeur,
  • Mutation obligeant l’assuré à déménager.
  • ...
    Une copie du contrat d’assurance vous sera donnée lors de la réunion d’information. En cas d’annulation, il est de votre responsabilité de suivre les indications qui y figurent et contacter l’association, l’assureur et éventuellement le transporteur, dans les meilleurs délais et de lui fournir toutes les pièces justificatives requises au contrat.

Annulation hors assurance
Aucun remboursement n’est possible quand vous annulez une visite-découverte (voyage d’une journée), mais vous pouvez faire profiter un autre membre de votre inscription en prévenant l’association. Si vous ne trouvez pas de remplaçant, l’association proposera votre place, gratuitement, à un élève de la classe préparatoire de l’école d’art de l’Agglomération
Si vous annulez un voyage, quel qu’en soit le motif, nous vous rembourserons du prix de votre voyage diminué des frais que nous avons engagés au moment de votre annulation. Ces frais comprennent la quote-part des frais fixes : bus, conférencier, accompagnateur... et les frais déjà engagés et non remboursables par le prestataire : avion, hôtel si annulation tardive etc.
Si vous trouvez un remplaçant ou s’il y a une liste d’attente nous ne retiendrons que les frais de changements de réservation que nous aurons à supporter.
Attention : A partir d’un certain délai avant un voyage en avion, les billets ne sont plus transférables et nous ne pouvons plus prendre un nouveau billet : vous ne pouvez donc plus être remplacé et nous retiendrons les frais mentionnés plus haut.
Le remboursement à la suite d’une annulation n’intervient au plus tôt qu’une semaine après la fin du voyage pour que nous puissions réunir les éléments permettant d’en calculer le montant.

Assurance Assistance-Rapatriement
L’association n’inclut pas en général d’assurance Assistance-Rapatriement mais quand c’est le cas, cela est mentionné explicitement sur le descriptif.
Si vous pensez avoir besoin d’une telle garantie c’est de votre responsabilité de vous assurer auprès de votre assureur, de votre banque ou d’un organisme tel que Europ Assistance, Mondial Assistance, Routard Assistance etc. Il vous suffira de fournir la date, la destination et la durée de voyage à l’un de ces organismes pour obtenir un devis et vous assurer.
Avant de souscrire une telle assurance, vérifiez que vous n’êtes pas déjà couvert par votre police responsabilité civile chef de famille. Les assurances liées aux cartes de crédit haut de gamme : Carte Premier ou Gold ne vous couvrant que si vous payez le voyage avec ces cartes ne peuvent être utilisées car l’association demande un paiement par chèque.
Pour les voyages en Europe, la carte européenne de Sécurité Sociale disponible auprès de votre caisse vous assure de pouvoir être remboursé des soins médicaux à l’étranger dès votre retour en France.

Réductions, bourses de voyages, invités
L’association offre aux élèves des classes préparatoires de l’école d’art de participer aux voyages en car à des prix très réduits ; Des bourses de voyages peuvent être offertes à des jeunes gens très motivés dont les moyens ne leur permettraient pas de payer le voyage. Ces bourses sont financées par les dons des membres bienfaiteurs de l’association et décidées par le bureau sur proposition du directeur de l’école.
Quand toutes les demandes d’inscription à une visite découverte ont été satisfaites et qu’il reste quelques places vides dans le bus, le bureau peut décider de les offrir à des invités en remerciement des services qu’ils auraient rendus à l’association.

Accompagnateurs et Guides conférenciers
Les accompagnateurs et guides-conférenciers sont bénévoles, Ils ne payent pas leur voyage, en totalité ou en partie mais ne peuvent prétendre à aucune autre rétribution ou remboursement de frais. Le coût des accompagnateurs et des guides conférenciers ne peut dépasser 10% du coût total du voyage auquel ils participent. Les accompagnateurs sont les personnes qui ont organisé le voyage et qui s’occupent des détails matériels et de l’animation sur place.


Documents joints :

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